Ирина Антонова для «PR-мнения»: как за 2 недели перевести самую масштабную в Восточной Европе стартап-конференцию в онлайн.

Ирина Антонова для «PR-мнения»: как за 2 недели перевести самую масштабную в Восточной Европе стартап-конференцию в онлайн.В этом посте хочу рассказать историю о том, как за неделю Venture Day Minsk было решено перенести в онлайн. О том, какие сложности перед нами стояли, какие решения мы принимали и почему.

 

Для начала немного истории

Venture Day Minsk – это крупнейшая конференция на территории Беларуси и Восточной Европы, которая ежегодно объединяет самые перспективные стартапы, инвесторов и бизнес-ангелов из более чем 15 стран, а также иностранных спикеров из сферы новых технологий. В 2020 году конференция проводится в шестой раз. За 2018-2019 годы конференцию посетили более 1200 человек.

Конференция проводится на английском языке и предоставляет возможность участникам обменяться знаниями и практическим опытом, а также предоставляет эффективный нетворкинг с иностранными спикерами, партнерами и инвесторами, которые заинтересованы в развитии белорусского бизнеса и стартап-экосистемы.

Организаторы – стартап-хаб Imaguru, группа компаний Belbiz, при поддержке USAID.

Основная аудитория представляет сферу IT или консалтинга, является основателем/владельцем компании или стартапа, а также инженерами и менеджерами по продукту, в возрасте от 25 до 45 лет.

Что представляет собой площадка конференции

 

Конференция – выступления спикеров. А также параллельные секции с воркшопами и мастер-классами.

 

Выставка стартапов. Это зона, где в буквальном смысле можно увидеть и познакомиться с разными стартапами и технологическими разработками.

 

Стартап-баттл. Это конкурс стартап-питчей. До конференции происходит прием заявок и отбор десяти финалистов. На самой конференции проходит питч на международное жюри, которое состоит из инвесторов и бизнес-ангелов. Победители получают ценные призы, поездки, консалтинг ведущих инвесторов, содействие в получении международного опыта и обучения.

 

Индивидуальные встречи с инвесторами, менторами, бизнес-ангелами. Ежегодно на конференции устраиваются зоны, где можно пообщаться в спокойной обстановке.

 

Интерактивные зоны. Это возможность пообщаться, познакомиться, весело и с пользой провести время.

Кроме того, в 2020 году (уже не впервые) планировались мероприятия с целью нетворкинга и знакомства до конференции. Серия встреч и мастер-классов для участников startup bus tour из Эстонии с белорусскими стартаперами и инвесторами.

Ну и, конечно же, афтерпатиJ

Не надо быть опытным организатором, чтобы понять, что подготовка такого мероприятия занимает много времени.

 

Программа офф-лайн конференции

Тема конференции была «Технологические тренды предстоящего 10-летия».

Мы построили свою коммуникацию на том, что первое 10-летие 2000-х закончилось. Мы подводили итоги, отмечали мировые технологические достижения, а также озвучивали тренды на предстоящее 10-летие, имея в виду то, что говорят об этом ведущие мировые инвесторы и технологические компании. Мы определили несколько тем, на которых строилась программа конференции и коммуникации: AI, fintech, soft skills, digital lifestyle, eco technologies, automotive, music and sound technologies, female leadership in IT.

 

Переломный момент

Надо отметить, что часть команды проекта работала из других стран, в частности из Польши и Испании. Именно благодаря им, а также тому факту, что мы вели переговоры со спикерами из Европы и Америки, у нас была возможность достаточно рано обратить внимание на то, что ситуация в мире начинает накаляться. Мы продолжали работать и следить за происходящим.

И к моменту, когда Европа закрыла границы, а мировые компании начали переходить на удаленку, мы поняли, что надо принимать решение, что делать с конференцией. В этот момент у нас уже были подписаны договоры с площадкой, основными подрядчиками, найден ведущий, закреплены договоренности со спикерами, составлена программа, подтверждены договоренности с информационными партнерами и запущена информационная кампания, а многие участники уже купили билеты на конференцию. По сути вся проделанная за несколько месяцев работа пропала. Нужно было начинать все сначала.

Понятно, что диапазон эмоций был от «Ааа, что делать, куда бежать?» и до конструктива. Отменить было бы легко, но мы решили подойти к этим изменившимся условиям не как к проблеме, а как к вызову, возможности сделать нас и наш проект сильнее. Как сказала Татьяна Маринич: «Кризис – это хорошая возможность менять привычное быстро и эффективно».

И действительно: весь мир уже давно начал переходить в онлайн. Просто сейчас этот процесс ускорился и стал неизбежен.

 

Какие вопросы мы обсуждали?

Тем не менее, когда за месяц до конференции ты понимаешь, что надо начинать всё сначала да еще эту работу нужно проделать в совершенно новых условиях, чувствуешь некоторую растерянность.

Какие решения нужно было принять. Назову, наверное, не все:

  • Переносить онлайн или отменять?
  • Какую делать тему? Ведь тема с трендами на 10 лет вперёд сейчас мало кого интересовала.
  • Смогут ли спикеры выступать онлайн? Вообще, здоровы ли они?
  • Какой формат конференции выбрать: стрим из студии, подкасты в виде плейлистов, вебинары или что-то еще?
  • Один день или несколько?
  • Переносить ли дату? Успеем ли мы?
  • Что делать с купленными билетами?
  • Делать платно или бесплатно?
  • Оставлять ли запись в интернете или продавать ее?
  • Как организовать нетворкинг?
  • Как провести выставку стартапов?
  • Как провести стартап-баттл?
  • Как удержать партнеров, скорректировать и реализовать все договоренности?
  • Какую программу/софт/площадку выбрать?
  • Делать ли студию, где будет ведущий и откуда будут питчить стартапы?
  • Как организовать интерактив на конференции?

Думаю, что список у руководителя проекта значительно длиннее.

 

Какие шаги мы предприняли

Я тоже здесь не смогу описать всего, дам только примерную картину и лучше отвечу на вопросы. Как сказала Екатерина Веренич, руководитель проекта: «Наверное, в будущем кто-нибудь напишет книгу о том, как организаторы мероприятий и бизнесы выходили из этого кризиса».

 

  • Спикеры

Нужно было подтвердить их готовность выступать онлайн, скорректировать тему/фокус выступления, а также найти замену или новых спикеров с другими темами. И вот здесь нас ждали сюрпризы. Для кого-то не составило труда перейти в онлайн и откорректировать тему, сделав ее более актуальной, а кто-то отказался.

Среди причин отказа были: некомфортно или неинтересно выступать онлайн, т. к. человек хотел получить нетворкинг. Кто-то не смог, т. к. при условии, что выступление проводится онлайн и контент остается в сети, возникала необходимость согласовать выступление с PR-отделом (не знаю, как кому, а мне приятно такое слышать), но в виду загрузки, вызванной переходом на новые условия работы, корпоративные PR-щики просто не успевали физически заняться этими вопросами. Чья-то тема потеряла актуальность, а новую предложить не смогли. Кто-то просто потерял работу или сменил ее. Для кого-то стал препятствием английский. Кто-то просто игнорировал наши сообщения и звонки в виду загруженности. В общем, этот период был для всех нас очень стрессовым.

 

  • Мониторинг рынка

Параллельно велась работа по мониторингу аналогичных онлайн-мероприятий, крупных конференций. Таких на тот момент было не очень много, и все они существенно отличались друг от друга. Нас интересовали форматы, условия участия и получения контента, технические решения, особенности, преимущества того или иного решения и т. п.

У нас был заведен общий документ, куда члены команды сбрасывали всю найденную и обработанную информацию в виде предложений, решений, вопросов, ответы на которые нужны для коммуникации, дальнейшей работы и т. д.

 

  • Партнеры

Мы попали в очень интересное время, когда бизнес как бы затаился, все находились в подвешенном состоянии, осознавали, приходили в себя и принимали сложные решения.

При этом надо сказать, что переход в онлайн открыл для партнеров дополнительные возможности для продвижения и существенно расширил аудиторию. Тем не менее, не все приняли новую ситуацию с энтузиазмом и смогли оценить эффект от перехода в онлайн. Это не вебинар, не записанное видео, а мероприятие на целый день.

Наложились внутренние вопросы в компаниях. Какие-то договоренности отложились на время. В каждой потере есть свои возможности. Для нас это был вызов, проверка, что мы гибкие и можем быстро изменить свой подход.

 

  • Тема

Наша тема о трендах предстоящего 10-летия в одночасье стала не актуальна и даже не достижима сейчас. Мы не знаем, что будет завтра, а тут о каком-то будущем!

Было принято решение о новой теме: Startup World. The New Normal.

Мы считаем, что живем в уникальное время, это беспрецедентный случай, когда случаются такие глобальные изменения. Мы прямо сейчас творим историю. И людям в будущем нужно дать представление о том, чего ожидать в такой ситуации. Конечно, мнений сейчас огромное количество, но одно из них будет верное. Только время покажет, какое именно. Своей конференцией и темой мы хотим показать разнообразие решений. Чем больше решений продемонстрируем, тем больше возможностей потом оценить и выбрать подходящее/верное/эффективное.

Инвестиции во время кризиса – это вообще нонсенс. Сейчас все боятся давать деньги на что угодно, никто не уверен ни в чем. Мы хотим дать людям какую-то надежду, понимание, на что можно ориентироваться в ближайшие 6 месяцев. И какие инструменты сейчас внедряют крупные корпорации, такие как Google, Viber, Booking.com и другие.

 

  • Информационная кампания

Новая тема – это значит новый, незапланированный ранее, пресс-релиз, новые афиши, визуалы, корректировка инфоповодов, обновление договоренностей со СМИ. К счастью, договоренности с информационными партнерами сохранились, коллеги вошли в положение. За это время мы даже нашли еще одного партнераJ.

Хочу отметить, что в этот период работать со СМИ стало гораздо сложнее, а именно – медленнее, в виду того, что на журналистов обрушился поток дополнительной информации, которую нужно было проверять, сортировать или, вообще, хотя бы прочитывать. Редакции начали работать удаленно, кто-то болел – в общем, всё было медленно. Ну и как все заметили, фокус внимания однозначно сместился. Иногда ты со своим пресс-релизом про конференцию «о каком-то там завтра» просто чувствуешь себя непрошенным гостем. У людей тут мир рушится, а у тебя конференция! Но это, по большей части, личные проекции.

Хочу сказать спасибо всем коллегам, что, несмотря на такие тяжелые несколько недель, они не отказывали, находили время на общение и сотрудничество.

 

  • Платно или бесплатно? И что делать с купленными билетами?

Это решение не было простым. Но мы решили, что в ситуации, когда люди пребывают в неопределенности и стрессе, собирать деньги за участие в такой нужной конференции подобно тому, как если бы мы наживались на бедах. Как делают это сейчас те, кто продает фальшивые маски-респираторы.

Для кого-то онлайн-конференция – это бизнес. Мы же апеллируем к тому, что надо давать системе развиваться, помогать и содействовать этому. А сейчас главное – это поддержка. Если мы можем поддержать наше сообщество, государство, бизнес – мы это делаем. В Imaguru ценится желание делиться знаниями, создавать что-то новое и сделать невозможное возможным.

В целом цена на наш билет не высокая. Некоторые могут сказать, что таким образом мы принижаем свой труд, возможно они будут правы, а возможно и нет. Мы знаем, что на конференцию приезжают из регионов, в том числе студенты или молодые специалисты, у которых еще не очень высокие зарплаты, для которых участие в конференции с учетом дороги туда-обратно и билета – это существенные затраты.

Мы не призываем никого делать конференции бесплатными. Это решение мы приняли только для себя. Надеемся, что стартап-фаундеры, предприниматели в регионах, разработчики воспользуются этой возможностью и присоединятся к нам на VDMinsk.

Тем участникам, кто уже купил билет, мы предложили зачесть его в стоимость участия во Всемирной Неделе Предпринимательства, которая состоится в ноябре. Либо вернуть деньги.

 

  • Дата

Дату решили оставить прежнюю. Здесь не последнюю роль сыграла религияJ. 16 апреля – как раз между католической и православной Пасхами, а у нас много спикеров из Европы. Делать раньше или позже маловероятно. Да и все подтвердившие свое участие спикеры, участники, инвесторы уже выделили день в своем графике. Нам остается только подстроиться и успеть всё сделать за месяц.

 

  • Техническое решение и формат

Мы долго и тщательно выбирали техническое решение, общались со специалистами, изучали предложения, которые начали появляться как грибы после дождя. Для Imaguru онлайн-мероприятия не новость. Но делать это в условиях, когда перестаивается работа всего офиса, все другие мероприятия тоже переходят в онлайн, вся коммуникация перестраивается – это не просто и не быстро.

В конечном счете мы выбрали видео-формат, т.  к. посчитали его самым удачным для наших задач, отказались от студии. Программа составлена с учетом всех часовых поясов и разницы во времени. Для участия в конференции нужны только микрофон, наушники, устойчивый интернет и презентация для спикера или стартапа. Организацию трансляции взяли на себя, стрим будет на своем Youtube-канале, а также на сайте конференции. Одним из аргументов в пользу Youtube было также то, что его можно встроить на любой сайт. А это значит, что наши партнеры с большей вероятностью смогут встроить стрим прямо у себя на сайт. Что потенциально увеличит аудиторию.

Специальный софт тяжело выбрать. Пока ты не начнешь его использовать – не поймешь, какие есть нюансы. Многие инструменты не совсем готовы к большим нагрузкам и не справляются с наплывом посетителей онлайн-мероприятий. У некоторых страдает качество картинки: виснет или происходит задержка до 10 секунд, что в нашем случае недопустимо. Кроме того, многие специальные софты требуют обязательной установки программного обеспечения на компьютер. А это может стать преградой для спикеров, которые принципиально ничего не хотят скачивать на свой компьютер.

 

  • Нетворкинг

Для нетворкинга мы используем программу DealRoom, через которую стартапы смогут назначать индивидуальные встречи с инвесторами и друг с другом, а также делать видеозвонки до 10 минут.

 

  • Стартап-баттл

Пришлось отказаться от целого блока нашей программы – всеми любимой выставки стартапов. Сначала думали всех приглашать к нам в пространство, организовывать выставку без посетителей и делать видеорепортаж, рассказывая о стартапах. Но в итоге отказались от этой идеи.

Стартап-баттл же состоится. Он пройдет онлайн. Стартапы, как и все спикеры, будут вещать со своих рабочих мест. Мы составили список рекомендаций, как подготовить онлайн-питч, может быть, вам будет интересно.

 

  • Что у нас сегодня

В итоге на все изменения у нас ушло 2 недели. 16 апреля состоится наша конференция. Приглашаю вас принять участие. Речь пойдет о том, каким будет новое завтра. Крутые спикеры, эксперты расскажут о том, как по-новому думать и принимать решения, какие новые бизнес-модели будут работать. Как изменится поведение потребителей, какие новые продукты и стартапы будут востребованы, какие новые ценности проявятся и как должен измениться ваш продукт. Новые способы продажи и продвижения – как их оценить, с чего начать переход. Как изменилась сфера инвестиций.

На этом, пожалуй, завершу. Если будут вопросы – с удовольствием отвечу.

Коллеги, мы искренне верим, что мы с вами сейчас творим историю. Наш с вами опыт очень важен. Давайте делиться им, вместе искать решения. По моим личным ощущениям, мир стал ближе, появилась какая-то новая искренность и открытость.

Благодарю коллег IPR Belarus за возможность рассказать эту историю. Оставайтесь здоровы, берегите себя. И до встречи!

 


 

Делитесь впечатлениями об опыте Ирины и команды Venture Day Minsk в сообществах «PR в Беларуси» в facebook и instagram.

Рубрика «PR-мнения» приглашает к обсуждению и взаимодействию PRщиков и медиа.

Хотите поделиться своими действиями в моменте? Пишите нам на почту Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. или в личные сообщения в социальных сетях «PR в Беларуси».